Položaj i uloga arhiva i pismohrana u suvremenom društvu - Boras, Damir (Array, 2005)
Arhivi su nastali iz praktičnih potreba da se sačuvaju zapisi o javnopravnim, privatnopravnim, sudbenim, upravnim, političkim i ostalim pravnim poslovima i događanjima, dokažu ili ilustriraju činjenice. Moderni su arhivi u Europi nastali zbog odluke tadašnje vlasti da gradivo koncentrira na jednom, središnjem mjestu. Do kraja 19. st. u potpunosti su razvijena dva osnovna načela arhivistike: načelo provenijencije i načelo prvobitnog reda, koja su temelj na kojem počiva arhivistička znanost 20. stoljeća. U Hrvatskoj o arhivskoj instituciji kao takvoj možemo govoriti tek od 20. st. Položaj i ulogu suvremenih arhiva i pismohrana određuje niz elemenata među kojima se ističu relevantni zakoni, uprava i uredsko poslovanje, kvaliteta rada arhivske službe i prakse, korištenje gradiva, razvoj tehnologije koji je pred arhivsku službu stavio novi izazov – elektroničke zapise. Klasične arhivističke metode ne odgovaraju novom gradivu te se struka s praktičnih okreće teorijskim pitanjima. Klasični nacionalni (središnji) arhiv proizvod je političke tradicije. IT otvara temeljno pitanje i o tome je li potrebno zadržati tradicionalne, centralizirane arhive. U arhivistici trenutno egzistiraju dvije paradigme: stara paradigma koja je povijesno-tehnistička, i nova koja je znanstveno-informacijska. Osnovni objekt arhivistike stare paradigme je dokument, a karakteristične odrednice: nacionalna država, važnost dokumenata za studij povijesti, nacionalna arhivska služba (nacionalni arhiv), arhivi su objektivni, neutralni i pasivni čuvari istine, koncept fonda, načela provenijencije i prvobitnog reda, životni ciklus dokumenta… Nova teorija nadilazi životni ciklus gradiva u kojem se različite profesije brinu za dokumente ovisno o fazi, i naglašava kontinuum zapisa u kojemu su uredsko i arhivsko poslovanje jedinstveni proces. Zadaćama i položajem arhiva u bližoj ili daljoj budućnosti bave se mnogi arhivisti, bez obzira nazivaju li sebe pripadnicima nove paradigme, ili se svrstavaju uz staru. Pitanja kojima se bave su virtualni arhivi, korištenje gradiva, preobilje informacija, isplativost čuvanja, vrednovanje... Struka više ni ne postavlja pitanje o on-line dostupnosti gradiva, to je postalo imperativom. Ogromna većina korisnika, izuzev nekoliko znanstvenika koji trebaju uvid u originalni dokument, zadovoljava svoje potrebe slikom dokumenta, i nije im bitno je li original pohranjen u arhivu, knjižnici, muzeju, privatnoj zbirci ili nekom uredu. Arhivisti nisu jedini koji se bave definiranjem i implementiranjem okruženja koje osigurava upravljanje gradivom, time se bave i mnoge druge struke, od poslovnog svijeta do medicinara, svi kojima je važno da sačuvaju svoje podatke. Arhiviste se često isključuje iz procesa odgovaranja na izazove elektroničkih zapisa zato jer ih ostale struke podcjenjuju, odnosno, arhivisti nisu stekli, u očima drugih struka, kredibilitet svojim poznavanjem zakona, propisa, standarda i najboljih metoda rada, a i sama arhivska struka je nedovoljno standardizirana. IT otvara pitanje budućnosti pismohrana. Informatizacija uprave pretpostavlja automatizaciju procesa upravljanja spisima. IT nije promijenila osnovnu prirodu stvaranja dokumenata, oni su izraz ili nusproizvod administrativnih i poslovnih procesa. Nije promijenjena ni potreba za čuvanjem dokumenata kao evidencije. Hoće li tu bazičnu funkciju i nadalje obavljati arhivi, bili oni fizički ili virtualni, ovisi isključivo o današnjim arhivistima. O mjeri u kojoj arhivisti budu prihvatili i ispunjavali novu ulogu, onih koji brzo pružaju točne i autentične informacije, ovisit će i njihov položaj u društvu. Današnje doba zahtijeva i nagrađuje aktivno ponašanje. Glavni će izazov struci biti da osigura daljnju važnost arhiva upravi. Dokumenti su kreacija uprave, oni postoje zato što uprava ima potrebe za njima zbog svog vlastitog rada, a svako je drugo korištenje gradiva, kao povijesnog izvora ili kulturnog dobra, nusproizvod činjenice da je gradivo stvoreno i čuva se zbog potreba poslovnih procesa. Ukoliko struka sama ne opravda potrebu za svojim postojanjem, neće ni postojati. Proces učenja i prihvaćanja nove uloge je bolan i težak, ali neminovan: “ Ono što nas ne ubije, to nas ojača!”